Wist je dat de gemiddelde vergadering tot een uur duurt? Dit loopt op tot 10% van de werkdag. Er is een manier waarop je niet alleen vergaderingen kunt verkorten, maar ook effectiever kunt laten verlopen: een win-win situatie! Onder kantoorautomatisering valt ook effectief vergaderen. Hoe doe je dit precies? Voordat je een vergadering plant, stel je jezelf de onderstaande 5 vragen: op deze manier kun je veel efficiënter aan de slag.

Vraag 1: Wat is het doel van de vergadering?

Hierbij bepaal je wat voor soort vergadering er gaat plaatsvinden. Dit zorgt voor een duidelijk kader, zowel voor jezelf als voor de andere deelnemers en gaat je verder helpen in je carrière. Er zijn over het algemeen drie soorten vergaderingen:

1. Beslissing-vergadering: het doel hiervan is om een definitieve beslissing te nemen.
2. Mededeling-vergadering: het doel hiervan is het bekend maken van een belangrijke mededeling.
3. Brainstorm-vergadering: idealiter een vergadering waarbij iedereen actief deelneemt. Deze vergaderingen zijn wat lastiger te plannen omdat er vaak nog geen definitieve inhoud of data is. 

Vraag 2: Waar draait de vergadering om?

Een belangrijke vraag: waar draait de vergadering precies om. Met andere woorden: hoe duidelijker het doel is, hoe beter dit is voor alle deelnemers. Vraag de deelnemers om de kwestie die besproken wordt in 5 woorden samen te vatten. Als er veel verschillende antwoorden komen is het nog niet duidelijk waar de vergadering om draait.

Vraag 3: Wie heeft er al iets gezegd over het onderwerp van de vergadering?

Hiermee kun je veel tijd besparen: je kunt hierdoor de vergadering starten met mensen die al betrokken zijn bij het onderwerp en die hier al een mening over hebben. Je hoeft daardoor niet iedereen in te lichten over de kwestie en een mening laten vormen. Tijdsbesparing in het bedrijfsleven levert je veel op.

Vraag 4 Is de vergadering je tijd waard?

Een vergadering kan lang duren: en om onnodig tijd te verspillen is het aan te raden om ervoor te zorgen dat je van tevoren bepaalt of de vergadering je tijd waard is. Heeft het prioriteit? Is het jouw tijd waard of de tijd van de andere deelnemers? Stel jezelf deze vragen en bepaal op basis daarvan of de vergadering zin heeft.

Vraag 4: Wat was er verrassend?

Door aan het einde van een vergadering te vragen: wat was er verrassend in de vergadering?’ Je krijgt vaak verrassende antwoorden. Het kan nieuwe deuren openen of verschillende elementen met elkaar verbinden.